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2017年06月26日

拓展企业招标管理咨询促进招标代理机构转型发展

字体:[]发布日期:2015年02月03日来源:办公室

 

2015-02-03

摘要:招标采购是国有企业工程建设项目和日常采购主要采购方式。在竞争激烈的市场环境下,招标代理机构的服务领域不应局限于招标活动组织和招标流程操作,需要向招标采购的前后两端延伸,以帮助企业提升招标采购质量,降低建设、经营成本。通过招标管理咨询,招标代理机构可拓展业务范围、提升专业能力,并为持续锁定客户创造有利条件。

一、招标代理机构历史作用和面临挑战

招标采购是市场配置资源的有效手段之一,是与我国社会国有经济占主体所有者缺位现状匹配度相对较高的采购方式。国家以法律形式要求国有企业通过招标方式进行工程、货物和服务的采购。国有企业除了在工程建设项目中开展施工、货物和服务招标采购外,日常物资、设备采购也常常采用招标方式。 

(一)招标代理机构是招标投标体系的重要组成部分

三十年来我国招标市场迅速发展,招标代理机构达6000余家、招标从业人员超过百万。招标代理机构凭借专业知识和丰富经验,向社会提供各类招标服务。招标代理机构及其从业人员为我国招标投标行业的发展以及市场的规范统一做出巨大贡献。

(二)招标代理机构提供专业服务

招标投标推行初期,国内大多数企业、事业单位对这一新生事物还较为陌生。2000年我国《招标投标法》颁布后,招标投标进入蓬勃发展阶段,许多新的招标代理机构应运而生,招标代理队伍持续壮大。他们为客户提供招标策划、招标文件编制、招标信息发布、评审专家抽取、开评标组织等各项服务,满足了包括国有企业在内广大招标人的需求。

招标代理机构通过招标策划,制定符合法律规定、适合实际的招标方案,促进投标人充分、有效竞争。招标代理机构具有丰富的招标文件编制经验,熟悉各类招标文件范本、积累大量历史数据资料,可以协助编制内容完整、文字严谨、符合规范的招标文件。招标代理机构还可利用专业信息渠道,寻找更多有实力的投标人参与竞争。开评标是招标投标活动中最复杂的环节,也是投标人竞争激烈的关键环节,体现着招标投标利益博弈的最终成果,需要考虑经济性、技术性、政策性各种因素;只有依托招标代理机构、依托专业招标人员,才能规范、合理、有效的完成开评标各项工作。

(三)招标代理机构面临挑战

随着我国社会主义市场经济不断成熟和发展,招标代理机构面临新的挑战。一方面,在激烈的市场竞争影响下,招标代理收入呈下降趋势;另一方面,客户对招标服务质量和能力提出更高要求。

招标服务以招标活动组织和招标流程操作为主,招标代理机构业务能力体现于法规知识掌握和业务熟练操作。随着外部市场竞争加剧和自身业务能力发展,行业内招标服务内容和水平日趋接近,呈同质化竞争态势,招标代理机构市场拓展以低水平价格竞争、关系营销为主。为了拿到代理业务,招标代理机构不得不接受委托方的降价要求。 

国有企业是招标代理业务主要来源,他们要求招标服务不再局限于完成招标程序操作、文案处理、沟通联络等操作性业务。企业要求招标服务向采购活动的前端和后端延伸,帮助他们提升工程建设或日常采购质量,降低经营成本和提高市场竞争力。

二、招标管理咨询的必要性

宝华招标是宝钢集团统一招标采购平台,招标业务始于2000年,公司已成长为国内工业建设领域实力强、专业化程度高、信息化建设先进的综合性招标代理机构。经过长期实践,宝华招标认为招标管理咨询是招标代理服务重要补充,是构建招标机构核心竞争力的有效手段。

(一)良好的招标管控体系是做好招标工作的基础

工程建设项目建设过程,分为项目建议书、可行性研究、初步设计、详细设计(施工图设计)、招标采购、工程施工或项目实施、竣工验收等阶段。日常采购过程分为需求计划、计划审批、招标采购、合同签订、合同执行等阶段。可以看出,招标工作是工程建设或日常采购管理的一个环节。

招标采购之前的准备阶段对招标策划和招标文件编制影响重大,决定招标项目质量。招标采购之后的执行阶段是招标工作成果的落实,决定招标目标实现。招标工作及其前期准备、后期执行的招标相关管理制度、操作流程和支撑体系共同构成了招标管控体系。

(二)招标管理咨询服务以构建招标采购管控体系为核心

国有大中型企业日常招标业务数量众多、品种繁杂,招标工作的成效与企业的日常管理、经营效益密切相关。与招标机构首先注重招标程序规范性、招标操作专业性不同,企业更关注招标效率和效果。宝华招标认为,传统招标代理服务已经不能满足现代化企业招标采购需要,客户需要针对性更强、服务更全面的综合性招标咨询服务。

宝华招标以体系化、专业化、信息化建设为核心,为客户提供以构建招标采购管控体系为核心的招标管理咨询。体系化,即构建与工程建设项目或日常采购管理体系实际相适应的招标采购管控体系,确保招标采购工作流程合理、操作规范、风险可控。专业化,即通过专业的团队进行周密、有效的招标策划和实施,招标工作高效、有序地完成,促进充分竞争、确保招标效果良好。信息化,即通过信息化手段完成招标采购工作,提高工作效率,固化管理流程,落实管理规则,降低交易和监管成本。

(三)招标管理咨询的作用

首先,通过综合诊断,让企业充分了解招标管理存在的不足和需要改进的地方,针对未来可能出现的问题采取预防措施。其次,可以帮助企业了解与先进组织之间差距,吸取有益的管理经验,提升自身管理水平。此外,还可帮助企业对招标工作进行管理创新、绩效提升,为实现新的招标管理目标奠定基础。

 三、招标管理咨询介绍

招标管理咨询按以下四个层面为企业提供咨询服务。

(一)制定招标管理战略

战略是企业为了持续发展需要,根据自身拥有的资源、具备的能力,在分析外部环境的基础上,决定发展目标和选择实现目标的途径。企业战略分为企业总体战略、业务层战略和职能层战略。招标管理战略属于职能层战略,是一项策略规划,是企业招标管理和招标项目实施的指导思想。

(二)确定招标管控模式

招标采购是企业基本建设或日常管理体系的一部分,设计企业招标管控模式时应当充分考虑企业招标工作的实际情况,与企业整体管控模式保持一致。企业管控模式主要分为财务管控、战略管控、操作管控,三种模式管控紧密程度依次增强。

(三)梳理招标工作管理制度和流程

企业招标工作管理制度和流程包括四个方面内容:招标项目计划管理、招标项目策划、招标项目操作执行、招标项目评价管理。

招标项目计划管理是企业对未来一段时间(如:一年)内拟实施的招标项目制定实施和完成计划,包括招标名称和内容、预算、启动和完成时间,招标方式,经济、技术关键指标等内容。招标计划可以帮助企业充分、合理、有效地利用现有资源,有序、高效地完成各项招标工作,并与招标工作前后道工序无缝衔接。

招标项目策划是企业根据招标计划,为确保招标项目组织规范有序、实现招标采购目标,在实施招标工作之前,根据采购标的物的技术、经济特点、管理特征和功能、规模、质量、价格、进度、服务等各项目标,分析市场情况和竞争格局,确定招标项目实施条件、目标、范围、进度、保证措施等核心要求的综合性方案,是招标项目操作执行的依据和指导。

招标项目操作执行是企业遵守相关法律、法规和标准、规范,依据招标项目策划开展各项招标工作,包括招标文件编制,招标公告发布,招标文件发出和澄清答疑,投标文件接受,开标和评标组织,中标单位确定,中标通知书发出等一系列招标业务的操作和执行工作。

招标项目评价管理是企业在具体招标项目完成后,分析成功或失败原因以及工作中存在的不足,对原有招标管控体系和管理流程改进和优化,并总结招标工作经验和知识。

(四)招标管理支撑体系建设

招标管理支撑体系建设主要包括标准化建设、人才队伍建设和信息化建设。标准化建设是指制定招标文件、合同等各类相关文件标准范本或模板,人才队伍建设是指对招标管理、业务执行人员的技能提升、业务培训和招标专业人才引进,信息化建设是开发一套与本企业实际相符、并与企业其他信息系统对接的电子招标投标系统。

四、业务实践案例

(一)项目背景

X公司是某省内最大国有企业、上市公司,未来五年固定资产投资总金额超过300亿元。X公司工程建设项目的施工、货物和服务采购均为依法招标项目,日常招标工作任务繁重。该公司招标工作一直存在管理流程不严密、权责不清、招标效果不佳等问题,而且屡屡收到举报投诉。行政监督部门稽查审计X公司招标工作时,发现招标项目存在组织不严密、操作不规范等整改问题。鉴于以上情况,X公司邀请宝华招标提供招标管理咨询。

(二)诊断分析

根据对X公司的调研、考察和资料分析,宝华招标发现主要有四方面问题:一是合规性差,如评标委员会构成不合规;邀请招标、免招标审批管理流程不合规;领导越过评标委员会处理招标事项;标后压价等;二是质量和风险管理失控,如招标文件编制质量不高;商业机密外泄;投标人串标、围标;评标、定标依据不充分等;三是管理流程冗长、繁琐,如招标项目立项、招标结果审批周期过长;招标策划、招标文件、评标报告等多重审核、重复把关、反复修订,影响流程进度等;四是管理权责不清、职责分工不明,如责任、权力分配不对等;个别环节责任主体缺失;招标人与招标代理机构、评标专家职责不清,部门间工作划分不清等。

(三)招标管理提升方案   

宝华招标针对X公司存在问题,制订招标管理提升方案,包括:

1.招标管理战略

建设与公司地位相匹配,行业内一流招标采购能力,确保招标工作的规范性、专业性和高效性。

2.招标管控模式

公司总部和事业部分别设置招标管理职能,负责对职责范围内招标工作进行在线管理。分子公司为基本建设项目业主单位,对招标项目全过程负责。

3.招标管理制度和流程

制定公司、事业部、分子公司三级招标管理制度,优化招标管理流程,建设全面、有效的招标监督机制。

4.招标管理支撑体系

成立专业招标团队,建设专有电子招标投标系统、专家库、招标文件库、技术文件库等,形成公司招标项目统一的实施平台和完善的支撑体系。

(四)招标管理咨询成果

1.招标管理提升方案落地

X公司制定各项招标管理制度十一项,进一步明确和细化招标委员会、招标管理办公室、事业部、分子公司及相关职能部门的职责、分工。

招标项目按金额分为公司总部、事业部和分(子)公司三个管理层级,每个层级中工程、货物和服务制定不同金额划分标准。

建设超过三百人的专家库,成立X公司下属专职招标机构,制定了17项招标文件、技术文件的范本,整理核心供应商库等信息资源库。

2.招标管理咨询效果

公司通过强化管理职能和业务分工、优化招标管理流程,实现了监督执行管理三权分立的管理模式,原来招标管理中合规性差、流程冗长、权责不清等问题得到有效改善。

依托专业招标团队、电子招标投标系统、专家库、文件库等支撑体系,公司招标工作质量明显提升,原有招标文件编制质量不高,串标、围标,中标结果不合理等情况明显减少。

五、招标管理咨询对招标领域发展的影响

(一)提升招标代理机构核心竞争力

提供招标管理咨询,可以使招标代理机构有机会与企业管理层全面交流,加深客户对招标工作的理解和认识,为客户提供专业性、针对性更强的服务。招标管理咨询活动无论服务过程还是效果都具有长期性的特点,有利于招标代理机构持续锁定目标客户,为其提供长期招标服务。

(二)改进企业招标工作质量

至今,仍有不少企业认为招标投标是国家强制性的规定,是不得不履行的手续,没有认识到招标采购是一种市场配置资源有效的手段和提升采购质量的重要措施。不少企业由于资源和能力限制,难以通过招标方式达到采购目标,往往在招标前通过谈判或其他方式确定供应商,导致招标投标流于形式。

招标管理咨询人员根据客户需求,运用科学的方法,通过现场深入调查,资料和数据分析,找出企业在招标工作中存在的问题及其产生的原因,提高客户招标管理绩效,确保招标采购效果,有利于企业形成提升招标质量的制度化、体系化的长效机制。 

(三)创新招标投标监督方式

招标投标相关法律法规对招标投标程序制定了比较详细的操作规则,行政监督部门据此开展招标投标的监督检查、项目稽查和受理投诉举报。招标投标的行政监督以招标、投标操作流程为监督重点,以招标人、投标人、招标代理机构及有关责任人员、评标委员会成员等主体的招标投标行为为监督对象,监管过程具有操作性、事务性的特点,监督方式科学化、专业化程度不高。

行政监督部门可根据相关法律法规及招标管理咨询实践,探索制定招标管控体系统一标准和认证程序。凡是通过招标管控体系资质认证的企业,国家允许其招标投标活动的自主监管,除了定期进行审核外,行政监督部门可不再进行日常监督,节约行政监督资源、提高监督管理成效。

(四)促进国有企业现代化管理制度建设

公共采购与一般企业采购的区别在于,公共采购受到诸多法律法规、政策和标准规范限定和控制。国有企业招标采购受到《招标投标法》及相关法规的约束,具有一定公共采购特征。公共采购关注规则和程序超过关注效果和效率,而企业采购的关注次序与之相反。

按相关法规构建招标管控体系,是国有企业现代化管理制度建设的重要组成部分。企业以专业化的招标自律体系代替行政监督,可有效减少行政干预对企业经营的不利影响,促使企业更加积极、主动地开展招标工作,充分发挥招标投标机制竞争、择优的优势。

综上所述,招标管理咨询可以帮助企业提高招标工作质量,进一步发挥招标投标在市场配置资源中的重要作用。招标管理咨询作为拓展市场、提升核心竞争力的有效途径,将为招标代理机构转型发展带来新的机遇。

 

 

来源:《招标采购管理》   作者王瑞  邵小淳    单位:上海宝华国际招标有限公司


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